提案資料をメールでやり取りすることが多くなってませんか？
現地で顔を合わせて説明することができれば、
資料作成は長々とできますが、メール送付の場合はできません。
そのため資料は、簡潔で明瞭の必要性が上がっています。
私も様々な会社様とやり取りする機会がありましたが
その中でも自動車最大手の○ヨタ様と仕事を2年間していたときに
この題名であります『資料はA３にまとめる』ことの重要性を学びました。
そう感じた点は２点あり
まず、「長く説明してもムダ」ということです。
具体的にすると基本的に説明させて頂くのは、現場担当者様で
その担当者様から上司へ承認をとるという流れが多かったです。
そうするとコチラが担当者様へしっかりと説明しても
担当者様は、上司へうまく伝えることができません。
その結果、提案は却下されてしまいます。
そのため、資料は簡潔にする必要性がありました。
ちなみに私の明瞭な資料の条件とは
”素人が素人へ説明することができるもの”です。
ただし、気をつける点はアイコンやアニメをつけるとチープな印象になりやすいのでグラフと数値をしっかり入れることです。
２点目は、「エレベーターピッチ」です。
エレベーターピッチとは、エレベーターに乗っているくらいの短い時間で ビジネスなどについてプレゼンする手法のことです。
承認者(上役)との直接プレゼン機会もあります。
その際、時間は30分程度しか頂けません。
上役との直接プレゼンは、金額が大きい場合です。
30分で5000万～1億円の規模投資を説明・承認してもらわなければいけません。
上役は、基本的に目線が違います。機械が壊れそうだから交換しようという単純な理由だけでは納得しません。
省エネ・Co2削減・自然エネルギー活用・イニシャル回収期間 etc…
その内容を現状との改善比較をグラフ化し、
今とどう違うシステムで、そのためこれだけ削減でき、その効率化により回収期間がこれだけです。
というロジックで詰めていきます。
特にCo2削減に関しては、全社上げての数値があるようで熱心に聞かれていました。
結果、短い説明で上役の疑問を解消する時間を長くとる方が納得してもらえることが多く、承認されることが多い傾向にありました。
以上のような理由から『資料はA3にまとめる』重要性が伝わればと思います。
皆さんも、A3という限りのあるなかで資料を作成してみませんか？
要点がギュッとなり伝わりやすいものになるはずです。
